Скільки часу зберігаються документи в архіві?
Терміни зберігання документів в архіві в Україні залежать від типу документів і визначаються Переліком, затвердженим КМУ, коливаючись від 3-5 років для більшості операційних паперів до 75 років (або постійно) для кадрових документів, особових справ (до 75 років), фінансових відомостей та документів Національного архівного фонду (НАФ), що мають історичну цінність. Документи поділяються на тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років) та постійного зберігання, причому мінімальні строки скороченню не підлягають. Основні групи строків зберігання: Тимчасове зберігання (до 10 років): 1-3 роки: Правила внутрішнього розпорядку, графіки відпусток (після заміни), графіки змінності, документи про облік робочого часу, накази про короткострокові відрядження. 5 років: Первинні документи та фінансова звітність юридичних осіб (за новими вимогами ПКУ), накази про відпустки. Тривале зберігання (понад 10 років): 10 років: Аналітичні документи до річних звітів, якщо вони не є частиною НАФ. Постійне зберігання: 75 років: Відомості для нарахування зарплати, особові справи працівників, книги державної реєстрації актів цивільного стану. Постійно: Документи, що створюють НАФ (історична цінність, правовстановлюючі), ліквідаційні баланси.
Порядок надання ділових документів до органів місцевого самоврядування
Порядок надання ділових документів до органів місцевого самоврядування (ОМС) в Україні включає: підготовку документів згідно з вимогами законодавства (ДСТУ 4163-2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до оформлення документів»), формування реквізитів (назва організації, дата, номер, підпис), вибір способу подання (особисто, електронною поштою, звичайною поштою), а також реєстрацію в службі діловодства ОМС та забезпечення їх збереженості відповідно до встановлених строків. 1. Підготовка та оформлення документів • Реквізити: Документи повинні мати обов'язкові реквізити: назву організації, дату складання, номер, підпис, а також може бути використана печатка за потреби. • Форматування: Текст документів слід друкувати гарнітурою Times New Roman, розміром 12–14 друкарських пунктів, відповідно до ДСТУ 4163-2020. 2. Способи подання документів • Особисто: Оригінали документів можна подати особисто до відповідної установи. • Електронною поштою: Можна надіслати скановані копії документів електронною поштою (з накладанням кваліфікованого електронного підпису): E-mail: inbox@ruzhynska-gromada.gov.ua. Звичайною поштою: Допускається надсилання копій документів звичайною поштою за адресою: вул. Незалежності, 2, с-ще Ружин, Бердичівський район, Житомирська область, 13601. 3. Прийняття та реєстрація • Реєстрація: Факт надходження документа до установи обов'язково фіксується шляхом проставлення на ньому відмітки про надходження (індекс, дата). 4. Зберігання • Збереження документів: Всі документи підлягають обліку та зберіганню, що регулюється правилами ведення діловодства. • Строки зберігання: Строки зберігання документів визначаються відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, який зареєстрований Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів».
Суб’єкти господарювання які відносяться до розпорядників інформації, зобов’язаних оприлюднювати та надавати за запитами публічну інформацію
До розпорядників інформації, зобов'язаних оприлюднювати та надавати за запитами інформацію у порядку, передбаченому Закону України «Про доступ до публічної інформації», прирівнюються суб’єкти господарювання, які володіють: 1) інформацією про стан довкілля; 2) інформацією про якість харчових продуктів і предметів побуту; 3) інформацією про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статися і загрожують здоров'ю та безпеці громадян; 4) іншою інформацією, що становить суспільний інтерес (суспільно необхідною інформацією).
Інформація про стан документообігу в Ружинській селищній раді за листопад 2025 року
Одним з основних завдань загального відділу Ружинської селищної ради - є встановлення в Ружинській селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в відділах та інших структурних підрозділах Ружинської селищної ради. За листопад 2025 року зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 622 документи, з них через Систему електронної взаємодії органів виконавчої влади – 7, а саме: - нормативно-правові документи Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Міністерств та їх структурних підрозділів – 15; - розпорядження Житомирської обласної військової адміністрації, Житомирської обласної ради, Бердичівської районної військової адміністрації та Бердичівської районної ради (копії) – 6; - листи Житомирської обласної ради та Житомирської обласної військової адміністрації – 229; - листи Бердичівської районної ради та Бердичівської районної військової адміністрації -117; - листи департаментів, управлінь та відділів Житомирської обласної військової адміністрації – 93; - листи відділів та управлінь Бердичівської районної військової адміністрації – 65; - листи правоохоронних та контролюючих органів – 79; - листи державних підприємств, установ та організацій –18. Із загальної кількості вхідних документів, що надійшли до загального відділу за листопад 2025 року на контролі перебувало 216 документів. Протягом листопада 2025 року через загальний відділ селищної ради зареєстровано 81 вихідний документ. Протягом звітного періоду 2025 року через Систему електронної взаємодії органів виконавчої влади прийнято від Державного підприємства «НАІС» та перенаправлено старостинським округам громади 28 витягів про реєстрацію в Спадковому реєстрі. Загальний відділ Ружинської селищної ради
Зміни в нормативно-правовій базі, що регулюють діловодство в Україні, які прийняті та набрали чинності в 2025 році
У 2025 році в Україні відбулися значні зміни в нормативно-правовій базі, що регулює діловодство в державних органах, органах місцевого самоврядування, підприємствах та інших установах. Ці оновлення спрямовані на вдосконалення документообігу, впровадження цифрових рішень та забезпечення ефективного зберігання документів. Основні зміни, які відбулися в діловодстві у 2025 році, а саме: 1. Оновлення Переліку типових документів. З 16 квітня 2025 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2025 № 748/5, яким затверджено зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів. 2. Зміни до Типової інструкції з діловодства. Кабінет Міністрів України постановою від 08 квітня 2025 року № 404 від 08 квітня 2025 року № 404 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 14 березня 2012 р. № 236 і від 17 січня 2018 р. № 55» (далі –Постанова КМУ № 404) вніс зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах та інших органах виконавчої влади. Зокрема, одним із ключових нововведень постанови КМУ № 404 є акцент на цифровізації діловодних процесів. У документі чітко простежується курс на поступову відмову від паперового документообігу на користь електронного. Це передбачає: • Розширення сфери застосування електронного документообігу (далі - ЕДО). Очікується, що значна частина внутрішніх та зовнішніх документів буде створюватися, оброблятися та зберігатися в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису (далі - КЕП). • Впровадження єдиних стандартів для електронних документів. Постанова має на меті уніфікувати формати електронних документів та метадані, що полегшить їх обмін між різними установами та системами. • Створення та розвиток електронних архівів. Документи в електронній формі підлягатимуть довгостроковому зберіганню в спеціалізованих електронних архівах із забезпеченням їхньої автентичності та цілісності. Водночас постанова КМУ № 404 не відкидає повністю паперове діловодство, але чітко визначає випадки, коли його використання є обов’язковим або допустимим. Особлива увага приділяється правилам створення та оформлення паперових документів, які мають відповідати оновленим стандартам. Зокрема, йдеться про: • Уніфікацію бланків документів. Очікується затвердження нових типових форм бланків для різних видів документів. • Оновлення вимог до оформлення реквізитів документів. Постанова може містити зміни щодо розташування обов’язкових елементів документа, їхнього змісту та форматування. • Посилення контролю за обліком та рухом паперових документів. 3. Схвалення змін до правил діловодства та архівного зберігання. Державна архівна служба України схвалила зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Серед нововведень - впровадження уніфікованих форм документів для полегшення обліку та зберігання кадрової документації. Постановою КМУ від 25.09.2025 №1188 Уряд вніс значні зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі - Постанова КМУ № 1188), зокрема: оновлення Типової інструкції з діловодства для органів влади, що включає зміни в оформленні протоколів та наказів; уточнення правил оформлення електронних закупівель, що звільняє від необхідності створювати паперові копії протоколів; зміни в правилах оформлення документів, зокрема, до реквізиту «Підпис» тепер додають власне ім’я та прізвище; та зміни в законодавстві про мобілізацію, які дозволяють певним підприємствам бронювати працівників на 45 днів за спрощеною процедурою. Відповідно до Постанови КМУ № 1188 Мін’юст тепер затверджуватиме уніфіковані форми документів, а також уточнено порядок оформлення протоколів колегіальних органів, номенклатури справ і актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Також у 2025 році ключові зміни в законодавстві стосуються архівування документів військового обліку, а саме: документи, що стосуються військового обліку та бронювання, мають тимчасовий строк зберігання (від 1 до 7 років), такі документи включаються до номенклатури справ, але не передаються до архіву підприємства та не включаються до описів справ.
Про стан розгляду звернень громадян Ружинської селищної ради за листопад 2025 року
Робота загального відділу Ружинської селищної ради з питань розгляду звернень громадян здійснюється відповідно до Конституції України, Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» і з урахуванням вимог ч. 2 ст. 20 Закону України «Про правовий режим воєнного стану», яким передбачено неприпустимість обмежень прав громадян на звернення під час воєнного стану. Протягом листопада 2025 року до селищної ради через загальний відділ надійшло 93 звернення громадян, з них: - з питань охорони здоров’я та соціального захисту населення – 70; - із земельних питань – 1; - з питань житлово-комунального господарства, благоустрою, комунальної власності, стратегічного розвитку, транспорту, містобудування, архітектури та будівництва – 12; - з питань захисту прав дітей – 4; - з інших питань, що відносяться до роботи селищної ради та її виконавчого комітету – 6. Усі звернення розглядалися з дотриманням вимог статті 20 Закону України «Про звернення громадян». Із загальної кількості заяв, скарг та пропозицій громадян, які надійшли через загальний відділ селищної ради у листопаді 2025 року зареєстровано: - колективних звернень – 1; - депутатських звернень – 1; - звернень, які надійшли через «гарячу лінію» Житомирської ОВА – 2. Усі звернення розглядалися з дотриманням вимог статті 20 Закону України «Про звернення громадян». Також протягом листопада 2025 року до селищної ради через загальний відділ надійшло 3 запити на доступ до публічної інформації. Дані запити опрацьовані своєчасно з дотриманням вимог та термінів Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Складання номенклатури справ
Поняття «номенклатура справ» визначене Законом України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»(зі змінами) (далі — Закон № 3814-XII).
Кабмін оновив правила діловодства: нові функції Мін’юсту та уніфікація документів
Кабінет Міністрів України вніс суттєві зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності». Відповідні правки ухвалені постановою уряду від 25 вересня 2025 року № 1188. Оновлення стосуються як розширення повноважень Міністерства юстиції, так і уніфікації правил оформлення службових документів.
Що таке електронний документообіг?
За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронний документообіг — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Інформація про стан документообігу в Ружинській селищній раді за 8 місяців 2025 року
Одним з основних завдань загального відділу - є встановлення в Ружинській селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в відділах та інших структурних підрозділах Ружинської селищної ради, а також робота з архівними документами. Так, за 8 місяців 2025 року через загальний відділ селищної ради зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 3896 вхідних документів (з них через Систему електронної взаємодії органів виконавчої влади – 59), а саме: - нормативно-правові документи Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Міністерств та їх структурних підрозділів – 132; - розпорядження Житомирської обласної військової адміністрації, Житомирської обласної ради, Бердичівської районної військової адміністрації та Бердичівської районної ради (копії) – 55; - листи Житомирської обласної ради та Житомирської обласної військової адміністрації – 1418; - листи Бердичівської районної ради та Бердичівської районної військової адміністрації – 912; - департаменти, управління та відділи Житомирської обласної військової адміністрації – 453; - відділи та управління Бердичівської районної військової адміністрації –368; - правоохоронні та контролюючі органи – 433; - установи та організації селища – 125. Із загальної кількості вхідних документів, що надійшли до загального відділу за вищевказаний період, на контролі перебувало 1727 документів. Протягом 8 місяців 2025 року через загальний відділ селищної ради зареєстровано 915 вихідних документів. Станом на 01.09.2025 прийнято від Державного підприємства «НАІС» та перенаправляли старостинським округам Ружинської територіальної громади 94 витяги про реєстрацію в Спадковому реєстрі через Систему електронної взаємодії органів виконавчої влади. Також одним з покладених на загальний відділ завдань є робота з архівними документами. Так, протягом звітного періоду загальним відділом підготовлено та схвалено на засіданні експертної комісії Ружинської селищної ради описи справ та акт про вилучення для знищення документів, а саме: - Опис № 1 Справ постійного зберігання за 2024 рік; - Опис № 1-к (особового складу) за 2024 рік - Акт № 1 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду зберігання яких закінчилися строки за 2020-2023 роки.
