Як відновити втрачені документи?

Під час роботи над відновленням втрачених документів рекомендується наступний алгоритм дій:

• інвентаризація (в разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, вживаються заходи відповідно до пункту 9 глави 2 розділу                    V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181);

• створення комісії, завданням якої буде пошук втраченої документації та її подальшого відновлення;

складання переліку знищених справ та документів, визначення відповідальних осіб та способи відновлення;

• складання акту про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.

В даному акті має бути зафіксована інформація про номер справи або документу, назва і дата, кількість аркушів. Причиною відсутності справи (документа) зазначається «знищено внаслідок збройної агресії РФ».

Необхідно також вказати, які документи можуть бути частково або повністю відтворені. Наприклад: щось можна роздрукувати, звернутись до контрагентів, держказначейста, податкової, держгеокадастру, обласної військової адміністрації чи банківських установ, через які здійснювалися операції. Можуть бути і так, що документ можливо відновити на підставі рішення суду. У цьому разі відповідно до статті 315 ЦПКУ розглядається справа про встановлення фактів, що мають юридичне значення.

Аналізуйте необхідність та черговість відновлення документів і способи відновлення, наприклад: виготовленням копії чи дублікату. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій визначається інструкцією з діловодства. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

Для уникнення втрати документів  є декілька простих, проте ефективних рішень:

- створюйте скановані копії документів. У першу чергу варто сканувати документи тривалого (понад 10 років) зберігання та документи з кадрових питань (особового складу);

- зберігайте ці сканкопії на декількох носіях (на жорстких дисках, картках пам’яті, тощо);

- зберігайте дані в хмарних сховищах (наприклад, OneDrive, Google Drive).

Також варто звернути увагу на порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2019 року № 3194/5. Згідно цього порядку органи місцевого самоврядування можуть розробити власний документ щодо забезпечення евакуації, зберігання чи знищення.