Зміни до Правил діловодства у 2026 році: нові вимоги до оформлення та зберігання документів

    Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 № 667/5 затвердило Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила). Документ зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 березня 2026 року за № 356/45750 та набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування (на 22.03.2026 не опубліковано). Нововведення стосуються оформлення документів, їх знищення, архівного обліку та роботи в умовах особливого періоду.
   Змінами, зокрема, уточнено вимоги до оформлення документів: встановлено, що відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. Також уточнено формулювання щодо органів, які беруть участь у діловодстві, та виключено окремі положення з р. IV Правил.
   Окремі зміни стосуються порядку формування актів про вилучення документів для знищення. Встановлено вимоги до довідки, яка додається у разі включення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації, зокрема щодо відсутності податкових перевірок, спорів та документів, пов’язаних із відшкодуванням шкоди внаслідок збройної агресії російської федерації.
   Також розширено перелік документів, що підлягають обліку, зокрема включено персоніфіковані відомості про заробітну плату застрахованих осіб. Врегульовано окремі питання створення фонду користування та уточнено правила дій після деокупації територій або припинення воєнного стану.
   Крім того, Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду. У ньому визначено порядок організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану, передачі архівних документів, їх евакуації, фіксації пошкоджень, а також дій у разі втрати або викрадення документів. Одночасно визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту України від 07.09.2015 № 1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».

Загальний відділ Ружинської селищної ради