Як правильно погоджувати документи?

Погодження різних видів документів здійснюють з метою проведення оцінки доцільності їх створення та відповідності їхнього змісту законодавству.   

Погодження може здійснюватися, як на самому підприємстві посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проєкті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами – іншими зацікавленими юридичними особами (зовнішнє погодження).

Внутрішнє погодження 

Право на створення, підписання, погодження, затвердження службових документів на підприємстві визначається актами законодавства, статутом підприємства, положеннями про його структурні підрозділи та посадовими інструкціями.

Внутрішнє погодження оформлюють згідно з вимогами Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). Зокрема, проставляють візу нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля документа на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша, примірник якого залишається на підприємстві.

Віза має складатися з таких елементів:

1. назви посади (за потреби);
2. особистого підпису, власного імені та прізвища особи, яка візує документ;
3. дати візування.

         У разі наявності в особи, яка візує документ, зауважень і пропозицій, їх оформлюють на окремому аркуші, а у візі документа роблять відповідне доповнення.

Якщо під час візування з’ясується, що до підготовленого до підписання документа необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

Документ може візувати одна чи кілька посадових осіб. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає його виконавець з огляду на зміст цього документа та відповідно до вимог інструкції з діловодства на підприємстві.

Згідно з п. 7 гл. 6 р. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, внутрішнє погодження проєкту документа залежно від його змісту максимально проводиться у такій послідовності:

1. працівником, який підготував документ;
2. керівником структурного підрозділу, в якому його створено;
3. функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності);
4. посадовими особами, які зазначені в проєкті документа як виконавці;
5. фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проєкт документа стосується фінансових питань);
6. керівником юридичної служби (юрисконсультом) (у разі погодження проєктів організаційних і розпорядчих документів підприємства);
7. заступником керівника підприємства, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа.

Зовнішнє погодження 

Зовнішнє погодження та схвалення проєктів документів оформляють шляхом проставлення на них відповідного грифа погодження (схвалення). Вимоги до варіантів оформлення цього грифа встановлені ДСТУ 4163:2020.         

Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то гриф погодження складається з таких елементів:

1. слова ПОГОДЖУЮ;
2. назви посади (найменування юридичної особи є складовою частиною назви посади);
3. особистого підпису, власного імені, прізвища особи;
4. дати погодження.

Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то гриф погодження (схвалення) складається з таких елементів:

1. слова ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО;
2. назви виду погоджувального документа в називному відмінку;
3. дати та реєстраційного індексу цього документа.

У разі погодження (схвалення) документа кількома посадовими особами або колегіальними органами юридичної особи оформлюють відповідну кількість грифів погодження (схвалення). При цьому, якщо документ погоджують (схвалюють) дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи погодження (схвалення) розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох – на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Якщо зміст документа стосується понад трьох юридичних осіб, складають «Аркуш погодження», про що роблять відмітку в документі на місці грифа погодження:

Окремий аркуш погодження оформлюють за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюють гербовою печаткою або основною круглою печаткою підприємства із зазначенням найменування юридичної особи та ідентифікаційним кодом за ЄДРПОУ.

Зовнішнє погодження з кількома юридичними особами у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності, а саме з:

1. підприємствами або іншими юридичними особами однакового рівня;
2. громадськими організаціями;
3. органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;
4. юридичними особами вищого рівня.