Як отримати дублікат нотаріального документа
Як отримати дублікат нотаріального документаЗагубили, зіпсували або втратили документ, посвідчений чи виданий нотаріусом? Проблему можна вирішити, звернувшись особисто або доручивши зробити це іншій особі до нотаріуса і отримати дублікат документа. Дублікат нотаріального документа має таку ж юридичну силу, як і його оригінал.
Підстави видачі дубліката документа
Відповідно до статті 53 Закону України «Про нотаріат» (далі – Закон) у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування видається дублікат втраченого або зіпсованого документа.
Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору - в тому числі за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором.
Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту).
Дублікат заповіту може бути виданий зазначеним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подання ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача і свідоцтва про смерть померлого спадкоємця.
До заяви про видачу дубліката заповіту або про видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним копію свідоцтва про смерть та засвідчені копії інших документів, що підтверджують їхні родинні відносини (копію свідоцтва виконавця заповіту).
Дублікат секретного заповіту не видається.
Місце видачі дубліката документа
До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
У разі припинення приватної нотаріальної діяльності, ліквідації державної нотаріальної контори та передачі документів нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом державного нотаріального архіву.
Державний нотаріус державного нотаріального архіву видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону, та дублікати заповітів та довіреностей, посвідчених особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати.
Крім того, згідно з п. 3 ч. 1 ст. 37 Закону у сільських населених пунктах уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування видають дублікати посвідчених ними документів.
Для отримання дубліката документа фізична особа має подати нотаріусу такі документи:
- документ, що посвідчує особу (паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»);
- довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків;
- якщо за видачею дубліката документа звернувся представник заявника, на підтвердження своїх повноважень він має подати нотаріально посвідчену довіреність (із чітким зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів).
Якщо за видачею дубліката документа звернувся представник юридичної особи, він має надати нотаріусу установчі документи юридичної особи на підтвердження її правоздатності та дієздатності, а також документи, які підтверджують повноваження представника.
