Загальний відділ Ружинської селищної ради інформує про вимоги до оформлення тексту номенклатури справ
Загальний відділ Ружинської селищної ради інформує про вимоги до оформлення тексту номенклатури справВимоги до оформлення тексту номенклатури справ
Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має п’ять обов’язкових граф (додаток):
1 — Індекс справи;
2 — Заголовок справи (тому, частини);
3 — Кількість справ (томів, частин);
4 — Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
5 — Примітки.
У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу юридичної особи (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 01–02, де 01 — індекс структурного підрозділу; 02 — порядковий номер справи у межах розділу.
У другій графі наводять заголовок справи. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають відображати склад і зміст документів справи. Елементи заголовка викладають у такій послідовності:
вид документів у справі (назва виду справи);
автор документів;
кореспондент або адресат;
стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
період, до якого належать документи справи;
вказівки на наявність копій документів у справі (за потреби). Наприклад: «Розпорядження/накази селищної ради з адміністративно-господарських питань за 2023 рік», «Протоколи засідань ревізійної комісії за 2023 рік».
В окремих випадках послідовність розташування елементів заголовка може бути змінена. Насамперед це стосується відомостей про авторів і кореспондентів, наприклад: «Доповідні записки з питань кадрової роботи, що подаються відділом кадрів керівництву селищної ради».
Проте вид документів (накази, протоколи, акти, доповідні записки тощо) завжди зазначають на початку заголовка.
Відомості про копійність документів зазначають наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про планово-економічний відділ (копія)», «Посадові інструкції працівників загального відділу (копії)».
У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживають узагальнений термін «документи», а основні їхні види, згруповані в справу, зазначають у дужках, наприклад: «Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів».
У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента й питання, з якого сформовано справу, наприклад: «Листування з державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими юридичними особами з правових питань, зокрема щодо роз’яснення законодавства».
У заголовках справ з планово-звітною документацією обов’язково зазначають період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, наприклад: «Річний план селищної ради з основної діяльності», «Оперативні (щотижневі) звіти про роботу структурних підрозділів селищної ради» тощо. Крім того, у заголовку справи, що містить планово-звітну документацію, має бути зазначено номер чи умовне позначення (код, шифр) форми плану-звіту (за наявності).
Третю графу заповнюють по закінченні діловодного року, коли відомо, яку кількість справ сформовано за минулий діловодний рік. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року.
У четвертій графі номенклатури справ указують строки зберігання з посиланням на статті Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справу документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких установлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).
Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їхнього вивчення ЕК юридичної особи за погодженням з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в п’ятій графі роблять примітку:
Якщо до строку зберігання додано відмітку «ЕПК», це означає, що документи цієї категорії мають культурну цінність і практичне значення та підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.
Під час формування у справу документів із грифом «Для службового користування» (незалежно від їхнього змісту) строк зберігання справи не зазначають, а в четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. Документи постійного строку зберігання формують в окрему справу, яка має самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.
Для справ, що містять копійні документи, строк зберігання не встановлюють, у четвертій графі зазначають «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».
У п’ятій графі зведеної номенклатури справ проставляють відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи тощо.
Наприкінці діловодного року зведену номенклатуру справ юридичної особи та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених упродовж року справ.
Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за організацію діловодства у своїх підрозділах, й передають підсумкові відомості до Служби діловодства.
Керівник Служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство), зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів юридичної особи) про фактичну наявність справ, заведених за рік.
Зведену номенклатуру справ юридичної особи та номенклатури справ її структурних підрозділів щорічно (наприкінці кожного діловодного року) переглядають й уточнюють. Після внесення до них змін і доповнень їх передруковують. Номенклатуру справ структурного підрозділу підписує його керівник, а зведену номенклатуру справ затверджує керівник юридичної особи. Номенклатуру справ уводить у дію з 01 січня нового року.
Один раз на п’ять років або за наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності юридичної особи зведену номенклатуру справ перескладають і повторно погоджують із відповідним державним архівом
Зведену номенклатуру справ юридичної особи складають у чотирьох примірниках, кожен із яких повинен мати гриф погодження з ЕПК відповідного державного архіву (якщо у діяльності відповідної юридичної особи створюються документи Національного архівного фонду) або ЕК органу вищого рівня (якщо у діяльності відповідної юридичної особи не створюються документи Національного архівного фонду).
Визначають також місце зберігання чи призначення кожного з примірників:
перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігає Служба діловодства;
другий — вона використовує як робочий;
третій — передають до архівного підрозділу юридичної особи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
четвертий надсилають до державної архівної установи, архівного відділу міської ради (райдержадміністрації), у зоні комплектування яких перебуває відповідна юридична особа, або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.
Структурні підрозділи юридичної особи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.
Юридичні особи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня, а якщо в них немає структурного поділу - у двох примірниках.
Загальний відділ Ружинської селищної ради
