Готуєте документи в архів? Загальний відділ селищної ради розповість як це зробити правильно
Закінчився діловодний рік - час оформляти для архіву завершені справи. Та перед тим, як передати документи в архів, їх потрібно підготувати до зберігання. Необхідно не лише сформувати та оформити справи, а й скласти описи справ. Їх складає особа, відповідальна за діловодство та ведення архівної справи. А завдання керівникі структурних підрозділів проконтролювати щоб усі документи були вчасно передані до відповідного відділу. Опрацьовані документи групують у справи відповідно до погодженої і затвердженої номенклатури справ. Формувати документи у справи потрібно відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. За обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів — не більше 4 см завтовшки. Документи мають бути сформовані у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядженнями/наказами, групують разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією. У різні справи мають бути згруповані розпорядження/накази:
•з питань основної діяльності;
•з адміністративно-господарських питань;
•з кадрових питань. Розпорядження/накази з кадрових питань групують відповідно до їх видів і строків зберігання. Не можна групувати разом накази з кадрових питань тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. При великих обсягах документів розпорядження/накази з кадрових питань, що стосуються різних управлінських рішень (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки), слід групувати в окремі справи. Якщо різних видів розпоряджень/наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх можна групувати за строками зберігання:
•в одну справу — розпорядження/накази тривалого строку зберігання;
•в іншу — тимчасового строку зберігання. Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи:
•протоколи і документи до них — доповіді, довідки, проєкти рішень тощо; •документи з організації засідань — порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо.
Протоколи засідань колегіальних органів групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи систематизують за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності закладу або за авторами ініціативних документів. Якщо документів небагато, їх групують в одну справу. У справі документи слід систематизувати за датами доручень. Затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки групують у справи окремо від проєктів цих документів.
Листування потрібно групувати за змістом і кореспондентською ознакою. Систематизувати в хронологічному порядку: документ-відповідь розмістити за документом-запитом. Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників закладу систематизують в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формують щомісяця в межах року. Звернення, які стосуються питань роботи закладу, та всі документи щодо їх розгляду і виконання, групують окремо від звернень громадян з особистих питань.
Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості зазвичай групують за тематикою порушених питань. Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми.
Начальник загального відділу Юлія Федорович
