Порядок надання ділових документів до органів місцевого самоврядування

123

28 Січня, 2026 о 16:37

Порядок надання ділових документів до органів місцевого самоврядування (ОМС) в Україні включає: підготовку документів згідно з вимогами законодавства (ДСТУ 4163-2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до оформлення документів»), формування реквізитів (назва організації, дата, номер, підпис), вибір способу подання (особисто, електронною поштою, звичайною поштою), а також реєстрацію в службі діловодства ОМС та забезпечення їх збереженості відповідно до встановлених строків.
1. Підготовка та оформлення документів
•   Реквізити:
Документи повинні мати обов'язкові реквізити: назву організації, дату складання, номер, підпис, а також може бути використана печатка за потреби.
•   Форматування:
Текст документів слід друкувати гарнітурою Times New Roman, розміром 12–14 друкарських пунктів, відповідно до ДСТУ 4163-2020.
2. Способи подання документів
•   Особисто:
Оригінали документів можна подати особисто до відповідної установи.
•   Електронною поштою:
Можна надіслати скановані копії документів електронною поштою (з накладанням кваліфікованого електронного підпису):
E-mail: inbox@ruzhynska-gromada.gov.ua.
Звичайною поштою:
Допускається надсилання копій документів звичайною поштою за адресою: вул. Незалежності, 2, с-ще Ружин, Бердичівський район, Житомирська область, 13601.
3. Прийняття та реєстрація
•   Реєстрація:
Факт надходження документа до установи обов'язково фіксується шляхом проставлення на ньому відмітки про надходження (індекс, дата).
4. Зберігання
•   Збереження документів:
Всі документи підлягають обліку та зберіганню, що регулюється правилами ведення діловодства.
•   Строки зберігання:
Строки зберігання документів визначаються відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, який зареєстрований Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів».