Зміни в нормативно-правовій базі, що регулюють діловодство в Україні, які прийняті та набрали чинності в 2025 році

288

04 Грудня, 2025 о 11:41

У 2025 році в Україні відбулися значні зміни в нормативно-правовій базі, що регулює діловодство в державних органах, органах місцевого самоврядування, підприємствах та інших установах. Ці оновлення спрямовані на вдосконалення документообігу, впровадження цифрових рішень та забезпечення ефективного зберігання документів.
Основні зміни, які відбулися в діловодстві у 2025 році, а саме:
1.   Оновлення Переліку типових документів.
З 16 квітня 2025 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2025 № 748/5, яким затверджено зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів.
2.   Зміни до Типової інструкції з діловодства.
Кабінет Міністрів України постановою від 08 квітня 2025 року № 404 від 08 квітня 2025 року № 404 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 14 березня 2012 р. № 236 і від 17 січня 2018 р. № 55» (далі –Постанова КМУ № 404) вніс зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах та інших органах виконавчої влади. Зокрема, одним із ключових нововведень постанови КМУ № 404 є акцент на цифровізації діловодних процесів. У документі чітко простежується курс на поступову відмову від паперового документообігу на користь електронного. Це передбачає:
•   Розширення сфери застосування електронного документообігу (далі - ЕДО). Очікується, що значна частина внутрішніх та зовнішніх документів буде створюватися, оброблятися та зберігатися в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису (далі - КЕП).
•   Впровадження єдиних стандартів для електронних документів. Постанова має на меті уніфікувати формати електронних документів та метадані, що полегшить їх обмін між різними установами та системами.
• Створення та розвиток електронних архівів. Документи в електронній формі підлягатимуть довгостроковому зберіганню в спеціалізованих електронних архівах із забезпеченням їхньої автентичності та цілісності.
Водночас постанова КМУ № 404 не відкидає повністю паперове діловодство, але чітко визначає випадки, коли його використання є обов’язковим або допустимим. Особлива увага приділяється правилам створення та оформлення паперових документів, які мають відповідати оновленим стандартам. Зокрема, йдеться про:
•   Уніфікацію бланків документів. Очікується затвердження нових типових форм бланків для різних видів документів.
• Оновлення вимог до оформлення реквізитів документів. Постанова може містити зміни щодо розташування обов’язкових елементів документа, їхнього змісту та форматування.
•   Посилення контролю за обліком та рухом паперових документів.
3.   Схвалення змін до правил діловодства та архівного зберігання.
Державна архівна служба України схвалила зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Серед нововведень - впровадження уніфікованих форм документів для полегшення обліку та зберігання кадрової документації.
   Постановою КМУ від 25.09.2025 №1188 Уряд вніс значні зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі - Постанова КМУ № 1188), зокрема: оновлення Типової інструкції з діловодства для органів влади, що включає зміни в оформленні протоколів та наказів; уточнення правил оформлення електронних закупівель, що звільняє від необхідності створювати паперові копії протоколів; зміни в правилах оформлення документів, зокрема, до реквізиту «Підпис» тепер додають власне ім’я та прізвище; та зміни в законодавстві про мобілізацію, які дозволяють певним підприємствам бронювати працівників на 45 днів за спрощеною процедурою.
Відповідно до Постанови КМУ № 1188 Мін’юст тепер затверджуватиме уніфіковані форми документів, а також уточнено порядок оформлення протоколів колегіальних органів, номенклатури справ і актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Також у 2025 році ключові зміни в законодавстві стосуються архівування документів військового обліку, а саме: документи, що стосуються військового обліку та бронювання, мають тимчасовий строк зберігання (від 1 до 7 років), такі документи включаються до номенклатури справ, але не передаються до архіву підприємства та не включаються до описів справ.