Складання номенклатури справ

Поняття «номенклатура справ» визначене Законом України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»(зі змінами) (далі — Закон № 3814-XII).

Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Усі юридичні особи зобов’язані, зокрема:

- забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності в порядку, установленому Законом № 3814-XII;

- погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради чи районної державної адміністрації залежно від місця реєстрації цієї особи протягом року з дня реєстрації юридичної особи в установленому законодавством порядку (ст. 32 Закону № 3814-XII).

Відповідно до статті 42 Закону № 3814-XII центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право, зокрема, перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, релігійних організацій для здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

Юридична особа самостійно визначає порядок підготовки зведеної номенклатури справ і номенклатур справ структурних підрозділів, про що докладно слід прописати в Інструкції з діловодства.

Спочатку розробляють номенклатури справ структурних підрозділів, а на їхній підставі - зведену. Такий порядок відповідає вимогам нормативно-правових актів, але на практиці це можливо тільки за наявності у структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру. Найчастіше зведену номенклатуру справ юридичної особи укладає висококва -ліфікований працівник.

В Інструкції з діловодства юридичної особи фіксують порядок проведення роботи, що передує складенню номенклатур справ, під час якої аналізують діяльність юридичної особи в цілому, досліджують напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчають склад, зміст і кількість документів, що утворилися в діяльності юридичної особи.

Під час виконання цієї роботи використовують джерела, що містять інформацію про мету й предмет діяльності, завдання і функції, що їх виконує конкретна юридична особа, зокрема такі:

- статут юридичної особи;

- положення про структурні підрозділи юридичної особи;

- штатні розписи;

- посадові (робочі) інструкції працівників;

- плани з основної та допоміжних видів діяльності юридичної особи та звіти про їх виконання;

- переліки (класифікатори) документів із строками зберігання (за наявності).

Загальний відділ Ружинської селищної ради