Що таке електронний документообіг?

     За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронний документообіг — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

На відміну від паперового, електронний документообіг передбачає захищені канали передавання інформації. Згідно з чинним законодавством електронні документи прирівнюються до оригіналів. На них накладаються електронні підписи (КЕП), які закон також прирівнює до власноручних підписів.

Види електронного документообігу (ЕДО)

За сферами застосування виділяють внутрішній електронний документообіг, та зовнішній (забезпечує обмін електронними документами між контрагентами, між компанією та державними установами тощо).

В межах внутрішнього електронного документообігу можна виділити:

• управлінський ЕДО (включає в себе електронні накази, інструкції тощо);

• кадровий документобіг (кадрові накази/розпорядження трудові договори та ін.);

• бухгалтерський (акти, накладні тощо);

• складський (квитанції, свідоцтва) та ін.

Переваги електронного документообігу

• економія ресурсів. Використання систем електронного документообігу дозволяє скоротити витрати на друк і надсилання документів, зменшити кількість паперів в установі;

• ефективне управління документообігом на підприємстві. Системи ЕДО дають можливість контролювати рух документів, відстежувати затримки в погодженні та підписанні і вчасно їх усувати;

• швидкість підписання документів. Усі відповідальні співробітники працюють у єдиному середовищі. В сервісах ЕДО їм приходять сповіщення про надходження нових документів на підписання. Завдяки цьому загальний час на опрацювання документа значно скорочується.

• безпека зберігання. Сервіси ЕДО забезпечують високий рівень захисту документів.