Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство
08 квітня 2025 року на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (далі – НМК Укрдержархів) схвалено Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, підготовлений Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (протокол засідання НМК Укрдержархіву від 08.04.2025 № 1).
Відзначимо, що Збірник уніфікованих форм найпоширеніших видів організаційно-розпорядчих документів (далі – Збірник № 1), що створюються у результаті управлінської діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, будь-яких інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності (далі – юридична особа), розроблено згідно з вимогами нормативно-правових актів, що встановлюють єдині вимоги до створення управлінських документів, а саме постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 та Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
Структуру Збірника № 1 побудовано з урахуванням класифікаційної схеми управлінської документації, згідно з якою організаційно-розпорядча документація є одним із класів управлінської документації та поділяється на:
-
організаційну, що містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад юридичної особи, функціональний зміст діяльності юридичної особи та її підрозділів (положення про юридичну особу, положення про структурний підрозділ юридичної особи, структура і штатна чисельність, штатний розпис, посадова та робоча інструкції, колективний договір, інструкція з діловодства, номенклатура справ тощо);
-
розпорядчу, що фіксує рішення організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності юридичної особи, адміністративно-господарських та кадрових питань (наказ і розпорядження);
-
інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (протокол, акт, довідка, доповідна, пояснювальна і службова записки, автобіографія, характеристика, подання, заява, графік відпусток, службовий лист тощо).
До Збірника № 1 увійшло 42 уніфіковані форми, з них:
-
10 – організаційних документів;
-
13 – розпорядчих документів;
-
19 – інформаційно-аналітичних документів.
Зокрема у Збірнику № 1 містяться 9 уніфікованих форм кадрових наказів (розпоряджень).
Потрібен зразок документа? У розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5400+ шаблонів, які завжди під рукою!
Уніфіковані форми документів розроблено з урахуванням встановленого складу реквізитів та порядку їх розташування відповідно до ДСТУ 4163:2020.
Після уніфікованої форми або групи уніфікованих форм документів одного номіналу (наприклад, протоколів, довідок, заяв тощо) наведено пояснення щодо оформлення відповідного виду документа.
У поясненнях щодо оформлення:
-
визначено функціональне призначення документа;
-
надано загальні рекомендації щодо його оформлення;
-
обумовлено специфіку та особливості оформлення деяких реквізитів цього документа.
Збірник №1 призначено для використання у практичній роботі юридичних осіб різних галузей і сфер діяльності та створення на його основі, як конкретних видів організаційно-розпорядчих документів, так і типових уніфікованих форм, а також для розроблення типових, примірних, індивідуальних інструкцій з діловодства та альбомів або збірників форм організаційно-розпорядчих документів.
