РУЖИНСЬКА ГРОМАДА

Житомирська область, Бердичівський район

Як відновити втрачені документи?

Дата: 14.09.2023 09:23
Кількість переглядів: 421

          Під час роботи над відновленням втрачених документів рекомендується наступний алгоритм дій:

  • інвентаризація (в разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, вживаються заходи відповідно до пункту 9 глави 2 розділу                     V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом  Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181);
  • створення комісії, завданням якої буде пошук втраченої документації та її подальшого відновлення;

складання переліку знищених справ та документів, визначення відповідальних осіб та способи відновлення;

  • складання акту про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.

          В даному акті має бути зафіксована інформація про номер справи або документу, назва і дата, кількість аркушів. Причиною відсутності справи (документа) зазначається «знищено внаслідок збройної агресії РФ».

          Необхідно також вказати, які документи можуть бути частково або повністю відтворені. Наприклад: щось можна роздрукувати, звернутись до контрагентів, держказначейста, податкової, держгеокадастру, обласної військової адміністрації чи банківських установ, через які здійснювалися операції. Можуть бути і так, що документ можливо відновити на підставі рішення суду. У цьому разі відповідно до статті 315 ЦПКУ розглядається справа про встановлення фактів, що мають юридичне значення.

          Аналізуйте необхідність та черговість відновлення документів і способи відновлення, наприклад: виготовленням копії чи дублікату. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій визначається інструкцією з діловодства. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

          Для уникнення втрати документів  є декілька простих, проте ефективних рішень:

          - створюйте скановані копії документів. У першу чергу варто сканувати документи тривалого (понад 10 років) зберігання та документи з кадрових питань (особового складу);

          - зберігайте ці сканкопії на декількох носіях (на жорстких дисках, картках пам’яті, тощо);

          - зберігайте дані в хмарних сховищах (наприклад, OneDrive, Google Drive).

          Також варто звернути увагу на порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2019 року № 3194/5. Згідно цього порядку органи місцевого самоврядування можуть розробити власний документ щодо забезпечення евакуації, зберігання чи знищення.

 

                                                        Загальний відділ Ружинської селищної ради

Фото без опису


« повернутися

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора

Створення нового проекту

Ви можете вказати варіанти відповідей для голосування, якщо це потрібно.

Додати файл
Додати файл
Додати файл
Додати файл
Увага! З метою недопущення маніпуляцій суспільною думкою редагування ТА ВИДАЛЕННЯ даного проекту після його збереження буде не можливим! Уважно ще раз перевірте текст на предмет помилок та змісту.

Результати опитування

Онлайн-опитування: Чи бажаєте ви щоб на території Ружинської ТГ увімкнули вуличне освітлення?

Увага! З метою уникнення фальсифікацій Ви маєте підтвердити свій голос через E-Mail
Скасувати

Дякуємо!

Ваш голос було зараховано

Форма подання електронного звернення


Авторизація в системі електронних звернень

Авторизація в системі електронних петицій

Авторизація

УВАГА!

Шановні користувачі нашого сайту. В процесі авторизації будуть використані і опубліковані Ваші:

Прізвище, ім'я та по батькові, Email, а також регіон прописки.

Решта персональних даних не будуть зберігатися і не можуть бути використані без Вашого відома.

Погоджуюсь на передачу персональних даних