Діловодство в органах місцевого самоврядування
У сучасному діловодстві в органах місцевого самоврядування все активніше застосовуються можливості електронного документообігу та форми інформаційного забезпечення управління. Позитивних моментів у цьому чимало:
значно скорочуються терміни підготовки та виконання документів, водночас більше часу залишається на якісну підготовку таких документів;
працівники можуть зосередитися на вирішенні основних завдань, не виконуючи одні й ті самі рутинні операції; процес роботи із документами є прозорим та контрольованим на будь-якій стадії роботи;
зменшується навантаження на працівників ОМС, але при цьому збільшується коефіцієнт корисної дії; відбувається економія часу. Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Такий документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідкувати рух документів організації. Окрім цього перевагами електронного документообігу є:
можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;
можливість використання заздалегідь заготовлених форм; висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;
економія паперу;
висока компактність архіву;
висока швидкість пошуку і одержання інформації;
можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації;
економія коштів,
призначених для купівлі копіювально-розмножувальної техніки й витратних матеріалів на неї, її ремонту, оплати служб поштової доставки, а також це зменшує витрати на зберігання паперових документів. Отже, ідея електронного документообігу вже зараз створює добрі технологічні передумови для підвищення якості управління та сприяє утворенню цілісної електронної системи документообігу. З метою удосконалення роботи електронного документообігу в Ружинській селищній раді загальним відділом селищної ради окрім традиційної форми реєстрації документів використовується система СЕВ ОВВ. З 01 січня по 31 серпня 2022 року до Ружинської селищної ради на реєстрацію надійшло 2063 вхідних документів, з них: - через електронну пошту громади ruzhin_rada@ukr.net, 04344707@mail.gov.ua - 1124; на паперових носіях (через укрпошту) – 844; через систему СЕВ ОВВ – 98. Починаючи з 15 липня 2022 року через систему СЕВ ООВ працівниками загального відділу селищної ради опрацьовано та надіслано до Державного підприємства «Національні інформаційні системи» м. Києва 53 заяви про державну реєстрацію заповітів та спадкових договорів та отримали витяги про реєстрацію в Спадковому реєстрі.
