Кабінет Міністрів України вніс суттєві зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності». Відповідні правки ухвалені постановою уряду від 25 вересня 2025 року № 1188. Оновлення стосуються як розширення повноважень Міністерства юстиції, так і уніфікації правил оформлення службових документів.
За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронний документообіг — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Одним з основних завдань загального відділу - є встановлення в Ружинській селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в відділах та інших структурних підрозділах Ружинської селищної ради, а також робота з архівними документами.
Так, за 8 місяців 2025 року через загальний відділ селищної ради зареєстровано та направлено у роботу за резолюціями керівництва 3896 вхідних документів (з них через Систему електронної взаємодії органів виконавчої влади – 59), а саме:
- нормативно-правові документи Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Міністерств та їх структурних підрозділів – 132;
- розпорядження Житомирської обласної військової адміністрації, Житомирської обласної ради, Бердичівської районної військової адміністрації та Бердичівської районної ради (копії) – 55;
- листи Житомирської обласної ради та Житомирської обласної військової адміністрації – 1418;
- листи Бердичівської районної ради та Бердичівської районної військової адміністрації – 912;
- департаменти, управління та відділи Житомирської обласної військової адміністрації – 453;
- відділи та управління Бердичівської районної військової адміністрації –368;
- правоохоронні та контролюючі органи – 433;
- установи та організації селища – 125.
Із загальної кількості вхідних документів, що надійшли до загального відділу за вищевказаний період, на контролі перебувало 1727 документів.
Протягом 8 місяців 2025 року через загальний відділ селищної ради зареєстровано 915 вихідних документів.
Станом на 01.09.2025 прийнято від Державного підприємства «НАІС» та перенаправляли старостинським округам Ружинської територіальної громади 94 витяги про реєстрацію в Спадковому реєстрі через Систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
Також одним з покладених на загальний відділ завдань є робота з архівними документами.
Так, протягом звітного періоду загальним відділом підготовлено та схвалено на засіданні експертної комісії Ружинської селищної ради описи справ та акт про вилучення для знищення документів, а саме:
- Опис № 1 Справ постійного зберігання за 2024 рік;
- Опис № 1-к (особового складу) за 2024 рік
- Акт № 1 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду зберігання яких закінчилися строки за 2020-2023 роки.
Закон України "Про доступ до публічної інформації" гарантує кожному право на отримання інформації для реалізації своїх прав, свобод та законних інтересів.
Ружинською селищною радою протягом І півріччя 2025 року проводилась певна робота щодо розгляду звернень громадян, вирішення порушених у зверненнях питань. Так, протягом І півріччя 2025 року до селищної ради через загальний відділ надійшло 448 звернень громадян, що на 48% більше ніж у І півріччі 2024 р. (232), з яких:
- з питань охорони здоров’я та соціального захисту населення – 267, що на 61 % більше ніж у І півріччі 2024 р. (104);
- із земельних питань – 53, що дорівнює 100% у порівнянні з І півріччям 2024 р. (53);
- з питань житлово-комунального господарства, благоустрою, комунальної власності, стратегічного розвитку, транспорту, містобудування, архітектури та будівництва – 55, що на 32% більше ніж у І півріччі 2024 р. (37);
- з питань сімейної та гендерної політики, захисту прав дітей – 23, що на 30% менше ніж у І півріччі 2024 р. (33);
- з інших питань, що відносяться до роботи селищної ради та її виконавчого комітету – 50, що на 90 % більше ніж у І півріччі 2024 р. (5).
Із загальної кількості заяв, скарг та пропозицій громадян, які надійшли через загальний відділ зареєстровано:
- колективних звернень - 17, що на 76% більше ніж у І півріччі 2024 р. (4);
- депутатських звернень – 5, що на 29% менше ніж у І півріччі 2024 р. (7).
Також протягом звітного періоду із загальної кількості зареєстрованих звернень громадян зареєстровано:
- електронних петицій через офіційний веб-сайт Ружинської територіальної громади – 10;
- звернень, які надійшли через «гарячу лінію» Житомирської ОВА – 6.
Усі звернення розглядалися з дотриманням вимог статті 20 Закону України «Про звернення громадян».
Протягом І півріччя 2025 р. до селищної ради через загальний відділ надійшло 17 запитів на доступ до публічної інформації, що на 59% більше ніж у І півріччі 2024 р. (10).
Всі запити опрацьовані своєчасно з дотриманням вимог та термінів Закону України про «Доступ до публічної інформації».
Одним з основних завдань загального відділу - є встановлення в Ружинській селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в відділах та інших структурних підрозділах Ружинської селищної ради, а також робота з архівними документами.
Стаття 6 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закон) (щодо мови звернень та відповідей на них) відсилає на Закон України "Про забезпечення функціонування української мови як державної". В зазначеному законі питання звернень та відповідей органами влади регулюються частинами 6-8 статті 13, а саме:
Запит на інформацію це прохання надати публічну інформацію (вже відображену та задокументовану) - порядок подання та розгляду регулюється нормами Закону України "Про доступ до публічної інформації", а заява на інформацію - це прохання надати інформацію, яку потрібно створити, наприклад, пояснення від посадової особи щодо її діяльності чи бездіяльності під час виконання посадових обов'язків, подається та розглядається згідно Закону України "Про звернення громадян".
Положення частини другої статті 8 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закон), за яким не розглядаються "звернення осіб, визнаних судом недієздатними", втратило чинність з дня ухвалення Конституційним Судом України Рішення від 11.10.2018 № 8-р/2018 про визнання цього положення таким, що не відповідає Конституції України (є неконституційним).
Чи повинні органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, об'єднання громадян та посадові особи під час воєнного стану відповідати на звернення, надіслані на електронну пошту від осіб з російським та білоруським громадянством?
