Складання номенклатури справ

Складання номенклатури справ

Поняття «номенклатура справ» визначене Законом України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі — Закон № 3814-XII):

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Усі юридичні особи зобов’язані, зокрема:

- забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності в порядку, установленому Законом № 3814-XII;

- погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради чи районної державної адміністрації залежно від місця реєстрації цієї особи протягом року з дня реєстрації юридичної особи в установленому законодавством порядку (ст. 32 Закону № 3814-XII).

Відповідно до статті 42 Закону № 3814-XII центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право, зокрема, перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності для здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

            Юридична особа самостійно визначає порядок підготовки зведеної номенклатури справ і номенклатур справ структурних підрозділів, про що докладно слід прописати в Інструкції з діловодства.

Спочатку розробляють номенклатури справ структурних підрозділів, а на їхній підставі — зведену. Такий порядок відповідає вимогам нормативно-правових актів, але на практиці це можливо тільки за наявності у структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру. Найчастіше зведену номенклатуру справ юридичної особи укладає висококваліфікований працівник.

В Інструкції з діловодства юридичної особи фіксують порядок проведення роботи, що передує складенню номенклатур справ, під час якої аналізують діяльність юридичної особи в цілому, досліджують напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчають склад, зміст і кількість документів, що утворилися в діяльності юридичної особи.

Під час виконання цієї роботи використовують джерела, що містять інформацію про мету й предмет діяльності, завдання і функції, що їх виконує конкретна юридична особа, зокрема такі:

статут юридичної особи;

положення про структурні підрозділи юридичної особи;

штатні розписи;

посадові (робочі) інструкції працівників;

плани з основної та допоміжних видів діяльності юридичної особи та звіти про їх виконання;

переліки (класифікатори) документів із строками зберігання (за наявності).

Загальний відділ Ружинської селищної ради